İlk 90 Günün Gündemi: CFO Hizmetleri Hangi Başlıklarla Başlar

İlk 90 Günün Gündemi

Bir şirkette finans yönetimi görevini üstlenen yönetici için ilk üç ay, çalışmanın yönünü belirleyen dönemdir. Bu dönemde şirketin mevcut durumu anlaşılır, öncelikler belirlenir ve düzenli bir çalışma yapısı kurulur. CFO Hizmetleri kapsamında görev alan finans yöneticisi de çalışmasına belirli bir gündemle başlar. Gündemin başlangıçta şirket yönetimiyle paylaşılması, ilk 90 günün sonunda hangi çıktıların beklendiğini açık hale getirir.

İlk 90 gün uygulamada çoğu zaman üç aşamada planlanır. İlk 30 gün mevcut durumun tespitine ayrılır. 30 ile 60 gün arasında öncelikler belirlenir ve ilk düzenlemeler yapılır. 60 ile 90 gün arasında raporlama düzeni yerleşir ve sonraki dönemin planı hazırlanır. Bu aşamalar şirketin ölçeğine ve gündemindeki konulara göre farklı sürelerde ilerleyebilir. Bununla birlikte sıralama büyük ölçüde benzer kalır.

Gündemin belirli bir sırayla ilerlemesinin nedeni, her aşamanın bir sonrakine bilgi sağlamasıdır. Mevcut durum anlaşıldığında öncelikler doğru belirlenir. Öncelikler belirlendiğinde düzenlemeler şirketin ihtiyacına yönelir. Düzenlemeler yerleştiğinde ise sonraki dönemin planı gerçekçi verilere dayanır. Bu sıra, şirket yönetiminin süreci adım adım izlemesine de imkân verir.

Bu yazıda CFO Hizmetleri kapsamında ilk 90 günde ele alınan başlıklar, her aşamada yürütülen çalışmalar ve dönem sonunda şirkete sunulan çıktılar ele alınmaktadır. Yazı, bu hizmeti almaya hazırlanan şirket ortaklarına ve yöneticilere süreç hakkında açık bir fikir vermeyi amaçlamaktadır.

İlk 30 Günde CFO Hizmetleri: Mevcut Durumun Tespiti

CFO Hizmetleri kapsamında ilk 30 günün amacı, şirketin finansal durumunu ve finans işlevinin işleyişini bütün yönleriyle anlamaktır. Bu aşamada finans yöneticisi çoğu zaman karar almak yerine bilgi toplar, soru sorar ve mevcut belgeleri inceler. Edinilen bilgiler, sonraki aşamalarda belirlenecek önceliklerin dayanağını oluşturur.

Çalışma görüşmelerle başlar. Şirket ortakları, genel müdür, satış, üretim ve satın alma yöneticileri ile finans ve muhasebe ekibi tek tek dinlenir. Bu görüşmelerde her birimin finans işlevinden beklentisi, karar alırken ihtiyaç duyduğu bilgiler ve mevcut raporlardan yararlanma biçimi öğrenilir. Mali müşavir, bağımsız denetçi ve şirketin çalıştığı bankalarla tanışma görüşmeleri de bu dönemde yapılır.

Görüşmelerle birlikte belgeler incelenir. Son üç yılın finansal tabloları, cari yılın aylık mizanları, bütçe, mevcut yönetim raporları, kredi sözleşmeleri ve teminat listesi gözden geçirilir. Bu inceleme, şirketin gelir ve maliyet yapısını, borçluluk düzeyini ve nakit üretme kapasitesini ortaya koyar. Finansal tabloların dönem içinde hangi sıklıkta ve hangi tarihte hazırlandığı da bu aşamada öğrenilir.

Nakit durumu, ilk 30 günün öncelikli konusudur. Banka bakiyeleri, kullanılabilir kredi limitleri, önümüzdeki haftalarda yapılacak ödemeler ve beklenen tahsilatlar tek bir tabloda toplanır. Çoğu zaman 13 haftalık bir nakit akış tahmini bu dönemde hazırlanır. Bu tablo, şirket yönetiminin önümüzdeki üç aylık dönemdeki nakit ihtiyacını önceden görmesini sağlar ve finansman görüşmelerinin zamanında planlanmasına imkân verir.

İlk 30 günde gözden geçirilen başlıklar çoğu zaman şunlardır:

→ Nakit durumu: Banka bakiyeleri, kredi limitleri ve 13 haftalık nakit akış tahmini hazırlanır.

→ Finansal tablolar: Son dönem bilanço ve gelir tablosu, gelir ve maliyet yapısı açısından incelenir.

→ Borç yapısı: Kredilerin vadesi, faiz oranı, para birimi ve teminatları tek bir listede toplanır.

→ İşletme sermayesi: Tahsilat süresi, ödeme süresi ve stok düzeyi müşteri ve tedarikçi bazında değerlendirilir.

→ Raporlama düzeni: Mevcut raporların içeriği, hazırlanma tarihi ve kimlere sunulduğu belirlenir.

→ Finans ekibi ve süreçler: Görev dağılımı, aylık kapanış adımları ve kullanılan yazılımlar gözden geçirilir.

→ Yükümlülük takvimi: Vergi, sigorta, kredi ve sözleşme kaynaklı ödeme tarihleri bir takvime işlenir.

İşletme sermayesi kalemleri de ilk 30 günde ayrıntılı biçimde incelenir. Alacak yaşlandırma tablosu, hangi müşteriden hangi vadede tahsilat beklendiğini gösterir. Borç yaşlandırma tablosu tedarikçi ödemelerinin takvimini ortaya koyar. Stok listesi ise ürün grupları bazında stokta bekleme sürelerini görünür kılar. Bu üç tablo, şirketin faaliyetlerine bağlanan kaynağın bileşimini anlamaya yardımcı olur.

Kârlılığın kaynakları da bu aşamada ele alınır. Satışların ürün, müşteri ve bölge bazında dağılımı ile bu dağılımın brüt kâra katkısı incelenir. Sabit ve değişken giderlerin yapısı değerlendirilir. Bu inceleme, şirketin gelirinin hangi faaliyetlerden oluştuğunu ve maliyetlerin hangi kalemlerde toplandığını ortaya koyar.

İç kontrol düzeni de gözden geçirilen konular arasındadır. Ödeme talimatlarının kim tarafından hazırlandığı ve onaylandığı, banka hesaplarındaki imza yetkileri, kasa işlemleri ve satın alma onayları öğrenilir. Bu bilgiler, sonraki aşamada yazılı hale getirilecek yetki ve onay düzeninin başlangıç noktasını oluşturur.

Finans ekibinin tanınması da bu aşamanın önemli bir parçasıdır. Ekip üyelerinin deneyimi, üstlendikleri görevler ve iş yükleri değerlendirilir. Aylık kapanışın hangi adımlardan oluştuğu ve hangi tarihte tamamlandığı öğrenilir. Bu bilgiler, sonraki aşamada yapılacak düzenlemelerin ekibin mevcut kapasitesine uygun biçimde planlanmasına yardımcı olur.

Dövizli işlemleri olan şirketlerde kur pozisyonu da ilk 30 günde ölçülür. Dövizli alacaklar, borçlar, krediler ve banka hesapları birlikte ele alınır ve şirketin hangi para biriminde ne tutarda açık ya da fazla pozisyon taşıdığı belirlenir. Bu konunun karar boyutunu döviz geliri ve TL gideri dengesini finansal strateji açısından ele alan yazımızda ayrıntılı olarak değerlendirmiştik.

Şirketin hukuki ve ticari sözleşmelerinden doğan finansal yükümlülükler de bu dönemde listelenir. Kira sözleşmeleri, uzun vadeli tedarik anlaşmaları, kredi sözleşmelerindeki taahhütler ve verilen teminatlar bir arada görülür. Bu liste, şirketin önümüzdeki dönemde yerine getireceği yükümlülüklerin takvimini ortaya koyar ve finansman planına veri sağlar.

İlk 30 günün sonunda bulgular kısa bir değerlendirme notunda toplanır. Bu not, şirketin finansal durumunu, finans işlevinin güçlü yönlerini ve geliştirilebilecek alanları özetler. Notun şirket ortakları ve genel müdürle birlikte gözden geçirilmesi, sonraki aşamanın önceliklerinde görüş birliği sağlanmasına yardımcı olur.

30–60 Gün Arasında CFO Hizmetleri: Önceliklerin Belirlenmesi ve İlk Düzenlemeler

İkinci aşamada CFO Hizmetleri, tespit edilen konuların önceliklendirilmesine ve ilk düzenlemelerin yapılmasına odaklanır. Değerlendirme notunda yer alan başlıklar, şirkete sağlayacağı katkı ve uygulama süresi açısından sıralanır. Kısa sürede tamamlanabilecek ve yönetimin karar almasını doğrudan kolaylaştıracak düzenlemeler ilk sıraya alınır.

Nakit yönetimi düzeni çoğu zaman ilk düzenleme alanıdır. İlk aşamada hazırlanan nakit akış tahmini haftalık olarak güncellenen bir çalışmaya dönüştürülür. Haftalık kısa bir nakit toplantısı, ödeme ve tahsilat planının ilgili birimlerle birlikte gözden geçirilmesini sağlar. Ödeme onay süreci ve yetki limitleri yazılı hale getirilir. Bu düzen, şirketin nakit kararlarını planlı biçimde almasına katkı sağlar.

Aylık kapanış takvimi ikinci düzenleme alanıdır. Banka ve cari hesap mutabakatları, stok sayımı, dönem sonu kayıtları ve raporların hazırlanması belirli tarihlere bağlanır. Her adımın sorumlusu belirlenir. Kapanışın ayın belirli bir gününde tamamlanması, yönetim raporlarının zamanında sunulmasına imkân verir. Muhasebe kayıt düzeninin bu aşamada gözden geçirilmesi, raporlama için gereken ayrıntının kayıtlardan doğrudan alınabilmesini sağlar. Muhasebe sistemlerinin yeniden düzenlenmesi bu çalışmayı önemli ölçüde destekleyebilir.

Üçüncü düzenleme alanı işletme sermayesidir. Tahsilat süresi uzun olan müşteriler, vade koşulları ve teminat yapısı satış birimiyle birlikte değerlendirilir. Tedarikçi vadeleri ve stok düzeyi satın alma ve üretim birimleriyle ele alınır. Bu çalışmada amaç, şirketin ticari ilişkilerini koruyarak işletme sermayesine bağlanan kaynağı verimli kullanmasıdır. İlk sonuçlar çoğu zaman bu aşamada görülmeye başlar.

Banka ilişkileri de bu dönemde ele alınır. Mevcut kredi limitleri, kullanım düzeyi ve vade yapısı şirketin önümüzdeki dönemdeki ihtiyaçlarıyla birlikte değerlendirilir. Bankalara sunulan finansal bilgilerin içeriği ve sunum takvimi belirlenir. Bankalarla düzenli ve tutarlı bir bilgi paylaşımı, şirketin finansman görüşmelerine hazırlıklı girmesine yardımcı olur.

Yönetim raporunun ilk taslağı da ikinci aşamada hazırlanır. Raporun içeriği, ilk 30 gündeki görüşmelerde öğrenilen ihtiyaçlara göre belirlenir. Satış ve kârlılık gelişimi, nakit durumu, borçluluk göstergeleri ve bütçe gerçekleşmesi raporda yer alabilir. Taslak, yönetimle birlikte gözden geçirilir ve gelen görüşlere göre düzenlenir. Raporun kısa, anlaşılır ve karar için gereken bilgiye odaklı olması amaçlanır.

Bu aşamada bütçenin durumu da değerlendirilir. Şirketin onaylı bir bütçesi bulunuyorsa gerçekleşmelerle birlikte izlenmesine başlanır. Bütçe bulunmuyorsa yılın kalan dönemi için bir tahmin çalışması hazırlanabilir. Bu tahmin, bir sonraki yılın bütçe sürecine de hazırlık niteliği taşır.

Maliyet ve fiyatlama bilgisi de ikinci aşamada ele alınabilir. Ürün ya da hizmet bazında maliyetlerin güncel verilerle hesaplanması, satış biriminin fiyat görüşmelerinde kullanabileceği güvenilir bir bilgi sağlar. Girdi fiyatlarındaki ve kurlardaki değişimin maliyetlere etkisi düzenli aralıklarla güncellenir. Bu çalışma, finans işlevinin ticari kararlara katkısını görünür hale getirir.

Vergi ve yasal yükümlülüklerin takibi konusunda mali müşavirle çalışma düzeni de bu dönemde netleşir. Beyan tarihleri, dönem sonu işlemleri ve bilgi paylaşımının zamanlaması birlikte planlanır. Finans yöneticisi ile mali müşavir arasındaki düzenli iletişim, yönetim raporları ile yasal kayıtların tutarlı olmasını destekler.

Finans ekibiyle çalışma düzeni de bu dönemde kurulur. Haftalık ekip toplantısı, görev dağılımının güncellenmesi ve ekip üyelerinin gelişim ihtiyaçlarının belirlenmesi bu düzenin unsurlarıdır. Ekibin yapılan düzenlemelerin nedenini bilmesi ve sürece katkı sunması, yeni düzenin kalıcı olmasını destekler.

60–90 Gün Arasında CFO Hizmetleri: Raporlama Düzeni ve Sonraki Dönemin Planı

Üçüncü aşamada CFO Hizmetleri, kurulan düzenin yerleşmesine ve sonraki dönemin planlanmasına yönelir. İlk iki aşamada hazırlanan nakit tahmini, kapanış takvimi ve yönetim raporu bu dönemde düzenli olarak işlemeye başlar. Finans yöneticisi, bu çalışmaların ekip tarafından sürdürülebilir biçimde yürütülmesini izler.

Yönetim raporu bu aşamada son halini alır ve aylık yönetim toplantısının düzenli bir gündem maddesi olur. Raporun her ay aynı tarihte sunulması, yönetimin kararlarını güncel verilere dayandırmasına imkân verir. Yönetim kurulu bulunan şirketlerde kurula sunulacak finansal özetin içeriği ve sunum takvimi de belirlenir. Rapor zaman içinde yönetimin ihtiyaçlarına göre geliştirilebilir.

Performans göstergeleri de bu dönemde tanımlanır. Brüt kâr marjı, faaliyet kârı, tahsilat süresi, stok devir süresi, net borç düzeyi ve nakit dönüşüm süresi gibi göstergeler şirketin faaliyet yapısına göre seçilir. Göstergelerin sayısının sınırlı tutulması ve her birinin sorumlusunun belirlenmesi, izlemenin etkin olmasına katkı sağlar. Bu göstergeler aylık yönetim raporunun sabit bir bölümünü oluşturur.

Finansman planı üçüncü aşamanın bir diğer başlığıdır. Şirketin önümüzdeki 12 aylık dönemdeki yatırım, işletme sermayesi ve borç ödeme ihtiyaçları bir araya getirilir. Bu ihtiyaçların hangi kaynaklarla karşılanacağı değerlendirilir. Kredi vadelerinin şirketin nakit üretme takvimiyle uyumlu hale getirilmesi ve finansman kaynaklarının çeşitlendirilmesi bu planın konuları arasında yer alabilir.

Risk başlıkları da bu dönemde yönetimin gündemine düzenli olarak girer. Kur pozisyonu, faiz yapısı ve likidite durumu aylık raporda izlenir. Şirketin bu risklere yaklaşımını belirleyen kısa bir politika metni hazırlanabilir. Bu metin, hangi durumda hangi adımın atılacağını ve kararın kim tarafından alınacağını tanımlar.

Bütçe sürecinin tasarlanması da bu aşamada ele alınır. Bir sonraki yılın bütçesinin hangi takvimle, hangi birimlerin katılımıyla ve hangi varsayımlarla hazırlanacağı belirlenir. Satış, üretim ve satın alma birimlerinin sürece katılması, bütçenin şirketin tamamı tarafından sahiplenilmesini sağlar. Yatırım kararlarının bütçe sürecindeki yeri de bu çerçevede tanımlanır.

Yatırım kararlarına yönelik değerlendirme yöntemi de bu dönemde tanımlanabilir. Gündemdeki yatırımlar için geri dönüş süresi, finansman ihtiyacı ve nakit akışına etki hesaplanır. Yatırım taleplerinin hangi bilgilerle ve hangi onay sürecinden geçerek değerlendirileceği yazılı hale getirilir. Bu yöntem, yatırım kararlarının ortak ölçütlerle alınmasına katkı sağlar.

Bilgi sistemlerine ilişkin ihtiyaçlar da üçüncü aşamada belirlenir. Raporların hazırlanmasında elle yapılan işlemlerin azaltılması, muhasebe yazılımından doğrudan rapor alınması ve birimler arasındaki veri akışının düzenlenmesi bu ihtiyaçlar arasında yer alabilir. Bu konular sonraki 12 aylık plana, öncelik sırasıyla birlikte işlenir.

İlk 90 günün sonunda şirkete sunulan temel çıktı, sonraki 12 ayı kapsayan finans planıdır. Bu plan, ilk üç ayda kurulan düzeni, tamamlanan çalışmaları ve önümüzdeki dönemde ele alınacak başlıkları içerir. Her başlık için hedef, sorumlu ve tarih belirlenir. Planın şirket ortakları ve genel müdürle birlikte onaylanması, finans işlevinin önceliklerinin şirketin hedefleriyle uyumlu olmasını sağlar.

Ortaklarla ve yönetim kuruluyla iletişim düzeni de planın bir bölümünü oluşturur. Hangi bilginin hangi sıklıkta ve hangi formatta paylaşılacağı belirlenir. Üç aylık dönemlerde yapılan kısa bir finansal değerlendirme toplantısı, ortakların şirketin gelişimini düzenli olarak izlemesine imkân verir. Bu düzen, ortaklar arasındaki bilgi paylaşımını güçlendirir.

Dönem sonunda hizmetin kapsamı da birlikte gözden geçirilir. İlk 90 günde edinilen bilgi, başlangıçta belirlenen kapsamın güncellenmesine imkân verir. Bazı başlıklar tamamlanmış olur, bazı yeni başlıklar ise gündeme alınabilir. Kapsamın hangi başlıklardan oluştuğu ve hangi modellerle sunulduğu konusunu CFO Hizmetleri kapsamını anlatan yazımızda ele almıştık.

İlk 90 günün şirkete kazandırdıkları üç başlıkta özetlenebilir. Birincisi görünürlüktür: Yönetim, nakit durumunu, kârlılığı ve borç yapısını düzenli raporlarla izler. İkincisi düzendir: Kapanış takvimi, onay süreçleri ve toplantı takvimi yazılı hale gelir. Üçüncüsü plandır: Sonraki 12 ayın öncelikleri, sorumluları ve tarihleri belirlenmiş olur. Bu üç kazanım, sonraki dönemde yürütülecek bütçe, finansman ve yatırım çalışmalarına güvenilir bir dayanak oluşturur.

Sonuç olarak CFO Hizmetleri, ilk 90 günde mevcut durumun tespitiyle başlar, önceliklerin belirlenmesi ve ilk düzenlemelerle devam eder, raporlama düzeni ve sonraki dönemin planıyla tamamlanır. Gündemin başlangıçta yazılı olarak paylaşılması ve her aşamanın sonunda yönetimle birlikte değerlendirilmesi, çalışmanın şirketin beklentileriyle uyumlu ilerlemesine yardımcı olur.

NT Finans Partners olarak, CFO Hizmetleri kapsamında ilk 90 günün gündemini şirketinizin önceliklerine göre birlikte planlıyor, nakit yönetimi, raporlama ve finansman başlıklarında düzenli bir yapı kurmanıza destek oluyoruz; ntfinanspartners.com üzerinden bizimle iletişime geçebilirsiniz.